'Het virtual assistant vak staat aan het begin van grote veranderingen, daar wil ik bij zijn'

 

interview

SUPERSTAR STORIES:
MET LUCIENNE DE SWART VAN LUCIENNE DE SWART E-PA


Wie zijn die Virtual Assistants en wat doen ze nou de hele dag? Regelmatig zet ik een killer babe in de spotlight en geef ik je een kijkje in zijn of haar keuken. Een paar van de leukste en liefste Virtual Assistants van Nederland en België vertellen over hun werk, hun favoriete tools en de do's & don'ts van het Virtual Assistant zijn. Lees dus snel verder om te zien waar de VA van deze week zich mee bezig houdt en hoe! I hereby present..... Lucienne de Swart.

 
Lucienne de Swart

Lucienne de Swart

 

"Ken je dat hele blije gevoel dat je krijgt wanneer iemand je iets vertelt en je van binnen in stilte alleen maar lijkt te schreeuwen 'Ja, ja, ja, dit is zo gaaf'. Dat heb ik dus bij Lucienne. Bij alles wat ze in dit interview vertelt denk ik steeds 'Wow, deze vrouw snapt dingen, ze weet zo dondersgoed wat belangrijk is. Belangrijk voor haarzelf en belangrijk om een waanzinnige service te bieden aan anderen.' En ik weet dat wat belangrijk is natuurlijk nogal subjectief is, maar boy, wat word ik enthousiast van haar. 

En dit enthousiasme is overigens al lang voor dit interview ontstaan, een paar jaar geleden zelfs. Ik kan me haar woorden niet meer exact herinneren, maar ik heb haar in VA Lab iets horen zeggen over het type mensen waarmee ze werkt en hoe en waarom ze de keuze heeft gemaakt om met deze specifieke groep mensen samen te willen werken. Het is me altijd bijgebleven en het was het eerste moment waarop ik dacht 'I like her thinking, she gets life. She gets entrepeneurship'. En tot mijn blijdschap vertelt ze er in dit interview ook nog eens over. 

Je kan veel van haar leren. Geniet ervan!"

- Thamara


HET INTERVIEW

 

METEEN DE BELANGRIJKSTE VRAAG: WAAROM DOE JE WAT JE DOET?

Waarom ik doe wat ik doe? Dat is misschien wel deels genetisch. Veel familieleden zijn werkzaam in de zorg en het onderwijs. Mijn moeder was secretaresse. Ondersteunen van en werken met en voor anderen stroomt door mijn aderen. Ik ontzorg anderen al 25 jaar waarvan de laatste 6 jaar als Virtual Assistant en het verveelt me nog lang niet. Integendeel zelfs!

 

WAT MAAKT HET WERKEN ALS VIRTUAL ASSISTANT ZO ONTZETTEND LEUK?

Het is moeilijk, spannend en uitdagend. Vooral heel vaak buiten mijn comfortzone en dat is tegelijkertijd de kick. Goede resultaten en tevreden klanten zijn helemaal aan mijn eigen inspanningen te wijten en niet aan die van anderen. Bovendien heb ik in de zes jaar dat ik nu als VA werk, meer over mezelf geleerd dan in de twintig jaar ervoor.

 

WAT DEED JE VOORDAT JE GING WERKEN ALS VA? 

Oh, eigenlijk heb ik best veel verschillende dingen gedaan. Ik ben ooit begonnen als receptioniste/telefoniste, maar heb daarna o.a. gewerkt als secretaresse, redactie-assistente, binnendienstmedewerkster en personal assistant.

 
In de zes jaar dat ik nu als VA werk, heb ik meer over mezelf geleerd dan in de twintig jaar ervoor.
— Lucienne de swart
 

HOE BEN JE GESTART MET HET WERKEN ALS VIRUTAL ASSISTANT? 

Zes jaar geleden werkte ik parttime als assistente in loondienst. Bij dat bedrijf kon ik niet verder groeien en ik werkte onder mijn niveau, maar omdat mijn zoon nog redelijk jong was wilde ik niet fulltime op kantoor voor een baas gaan werken. Toen ben ik mijn opties gaan onderzoeken en kwam op internet de term Virtual Assistant tegen. Ik was gelijk enthousiast.

En nee, niet omdat ik dan lekker tijdens schooltijden vanuit huis kan werken, alhoewel dat soms mooi meegenomen is. Het vak van assistente stond aan het begin van grote veranderingen door o.a. de intrede van het Nieuwe Werken en de mogelijkheden van (online) programma’s en applicaties en nieuwe technologieën. Daar wilde ik bij zijn. Die ontwikkelingen wilde ik volgen.

 

WELKE COMPROMISSEN HEB JIJ ONDERWEG MOETEN DOEN?

Toen ik als VA begon was ik nog samen met de vader van mijn kind. Dat gaf financiële rust. Sinds drie jaar ben ik een alleenstaande moeder en zelfstandige. Dat is financieel niet altijd makkelijk. Investeringen in mijn bedrijf of mezelf kan ik niet spontaan doen. Gelukkig heb ik niet veel nodig en mijn zoon en ik genieten volop van de periodes dat we er financieel goed voor staan. Het is dan ook geen offer, maar wel een compromis, dat we af en toe de hand op de knip moeten houden.

 

MET WAT VOOR SOORT MENSEN WERK JE? 

Ik werk met mensen met wie IK wil en kan werken. Ik heb het omgedraaid. In plaats van me te richten op een bepaalde nichemarkt of beroepsgroep, heb ik, gebaseerd op mijn werkervaring en senioriteit, mijn klantprofiel opgesteld. Dat is heel spannend om te doen maar het werkt voor mij heel goed. In plaats van afwachten of een ander mijn diensten in wil huren, kijk ik of ik wel met deze persoon kan en wil samenwerken. Ik merk dat ik daarmee veel meer rust en zelfvertrouwen uitstraal. Dit leidt tot veel betere matches tussen mij en mijn opdrachtgevers. In samenwerkingen draait alles om de welbekende klik.

 
Goede resultaten en tevreden klanten zijn helemaal aan mijn eigen inspanningen te wijten
— Lucienne de swart
 

WAAROM IS HET VOOR ANDEREN ZO FIJN OM JUIST MET JOU SAMEN TE WERKEN?

Ik ben een rustpunt. Ik kan goed met werkdruk, stress en deadlines omgaan. Vroeger hoorde ik weleens van collega's, dat alleen al het feit dat ik er was om bij te springen, een kalmerend effect op ze had. Daarnaast ben ik secuur en betrouwbaar. Ik kijk altijd naar de waarden, normen en filosofie van het bedrijf van mijn klant en handel daar ook naar. Ik trek dan ook vaak mensen aan die perfectionistisch zijn of die moeilijk werk uit handen kunnen geven. Bij mij weten ze dat zij in control mogen blijven en ze hebben niet het gevoel hun bedrijf uit handen te geven.

 

WAT VOOR SOORT WERKZAAMHEDEN DOE JE? EN ZIJN ER SPECIFIEKE WERKZAAMHEDEN WAAR JE ECHT WILD ENTHOUSIAST VAN WORDT EN MEER VAN ZOU WILLEN?

Mijn werk varieert nogal. Soms zijn het secretariële werkzaamheden, zoals agendabeheer en vergaderingen voorbereiden en notuleren. Het leukste vind ik werkzaamheden waarbij ik de rol van linking pin op me kan nemen of als ik een workshop, training of event mag mede- organiseren. Af en toe werk ik ook als analist voor een internationaal marktonderzoeksbureau.

 
"De kat zit altijd bovenop mijn printer als ik aan het werk ben", zegt Lucienne.

"De kat zit altijd bovenop mijn printer als ik aan het werk ben", zegt Lucienne.

 

HOE KRIJG JE HET VOOR ELKAAR OM AAN VEEL VERSCHILLENDE PROJECTEN TE WERKEN?

Met zelfdiscipline, door goed te plannen en prioriteiten te stellen. Maar juist ook door niet te krampachtig alle ballen in de lucht te willen houden. Soms moet je dingen ook wat los kunnen laten om goed te presteren. Achterstallige administratie, een afwas van drie dagen en een uitpuilende wasmand zijn mij niet vreemd. So be it. Soms is het gewoon niet anders. Ik kies dan liever voor een tevreden klant of een afgerond project.

 

HOE ZIET EEN GEMIDDELDE DAG OF WEEK ERUIT VOOR JOU? 

Ik sta vroeg op en stap eerst onder de douche. Ik ontbijt samen met mijn zoon en help hem naar school. Om 8:15 uur ga ik aan het werk.

Als alleenstaande moeder  moet ik soms echt wel even een klein huishoudelijk klusje doen. Als ik het niet doe, dan doet niemand het. Het is gelijk even een minibreak en ik krijg wat beweging.

Tussen de middag luister ik naar de schoolverhalen van mijn zoon en lunchen we samen. Afhankelijk van hoe druk het is, kan ik met werken stoppen als hij 's middags uit school komt, of ik werk nog een poosje door tot aan het avondeten.

Ik probeer 's avonds werken tot een minimum te beperken. Ik ben niet echt een avondmens en omdat mijn dag al vroeg begint, vind ik het heerlijk de dag af te sluiten met mijn zoon. We drinken wat, kijken tv en kletsen ondertussen over van alles en nog wat.

 

JE BENT JE EIGEN BAAS. DAT IS MEESTAL HEERLIJK EN SOMS OOK LASTIG. WAT VIND JE ER MOEILIJK AAN? 

Wat ik echt veruit het lastigste vind, is om zelf op de voorgrond te treden. Ik sta niet zo graag in het middelpunt van de belangstelling en ik ben zo gewend om voor anderen bezig te zijn. Ik schitter op mijn eigen podium backstage. Maar ja, ik wil graag meer nieuwe klanten krijgen en dan moeten ze wel weten dat ik besta. Ik zoek naar een manier om (online) zichtbaar te zijn die het beste bij me past en waar ik mij prettig bij voel.

 

HOE BLIJF JE DAGELIJKS GEFOCUST OP WAT JE DOET?

Het voordeel is dat ik een schoolgaand kind heb. Als mijn zoon naar school gaat dan ga ik aan het werk. Ik krijg het meeste gedaan als ik werk en privé niet te veel door elkaar laat lopen. Ik kan me het beste concentreren en het meeste werk verzetten als ik in blokken of dagdelen werk.

Werk en privé door elkaar laten lopen is heel slecht voor mijn concentratie, maar eerlijk gezegd zit ik best wel eens lekker bij de kapper terwijl ik aan het werk zou moeten zijn. Bij de start en aan het einde van mijn werkdag check ik mijn e-mail en social media. Tussendoor doe ik dat meestal ook nog wel twee keer.  En hoezeer ik het gebruik van apps ook toejuich, er gaat niks boven mijn ouderwetse things to do- boek. Die ligt naast mijn computer en zo vergeet ik zelden iets.

 

WAT IEDEREEN NATUURLIJK WIL WETEN, HOE VIND JE MENSEN OM MEE SAMEN TE WERKEN?  

Klanten vinden en krijgen werkt voor mij het beste via aanbevelingen van anderen. De laatste tijd neem ik ook af en toe werk over van andere VA's, die óf zelf geen tijd hebben voor bepaalde klussen, óf op vakantie gaan. Bescheidenheid siert de mens, maar mijn bescheidenheid leverde mij niet genoeg werk op. Dus ik ben een stuk proactiever geworden en ga zelf achter klussen aan.

 
Investeer in je netwerk zodat het uiteindelijk voor jou gaat werken. Geef, deel en help anderen zonder daar direct iets voor terug te verwachten.
— Lucienne de Swart
 

WAT ZIJN DE 3 ONLINE TOOLS WAAR JE ECHT NEVER-NOOIT-MEER-NIET ZONDER KAN? 

  1. Toggl
  2. Dropbox
  3. Trello 

 

VIRTUAL ASSISTANTS ZIJN HOT. HOE ZIE JIJ DE VA OVER 5 TOT 10 JAAR? 

Virtual Assistants zijn nu nog een relatief onbekend begrip in Nederland. Dan niet meer, omdat VA's heel goed een plek zouden kunnen gaan vinden in de ontwikkelingen van de flexibele schil. Organisaties willen over flexibel personeel kunnen beschikken, om zo specifieke kennis aan te trekken, of om tijdelijk pieken en ziekte op te kunnen vangen.

Ik hoop en verwacht dat dit over 5 tot 10 jaar zover is en dat wij daar met z'n allen van profiteren.De traditionele verdeling 'baas - assistente' zal hopelijk verdwenen zijn. We worden op waarde geschat en zijn een volwaardig onderdeel van een (project)team.

 

ALS LAATSTE, HEB JE EEN GOUDEN TIP VOOR ANDEREN DIE OOK ALS VA WILLEN STARTEN? 

Investeer in je netwerk zodat het uiteindelijk voor jou gaat werken. Geef, deel en help anderen zonder daar direct iets voor terug te verwachten. Doe het omdat je oprecht een ander wil helpen of een dienst wil bewijzen. Uiteindelijk betaalt dat zich terug. Een netwerk dat voor jou gaat werken is goud waard!  

 

Wil je meer weten van Lucienne? Volg haar dan online. Ga hier naar haar website of volg haar via haar Social Media kanalen: TwitterLinkedIn en Instagram

 

NO-BULLSHIT ADVIES, VIP DOWNLOADS EN BEHIND-THE-SCENE DETAILS RECHTSTREEKS IN JE INBOX, SAY YES?

Voor virtual assistants die klaar zijn met wat 'moet' en 'hoort' en verlangen naar meer vrijheid en avontuur, om gewoon knalgoed te worden op je eigen manier.