'Als ondernemer slaap je beter als je met mij werkt'

 

interview

SUPERSTAR STORIES: MET SASKIA VANDENBROECK VAN OFFICE CONFETTI


Wie zijn die Virtual Assistants en wat doen ze nou de hele dag? Regelmatig zet ik een killer babe in de spotlight en geef ik je een kijkje in zijn of haar keuken. Een paar van de leukste en liefste Virtual Assistants van Nederland en België vertellen over hun werk, hun favoriete tools en de do's & don'ts van het Virtual Assistant zijn. Lees dus snel verder om te zien waar de VA van deze week zich mee bezig houdt en hoe!

I hereby present..... Saskia Vandenbroeck van Office Confetti.

 
Saskia Vandenbroeck

Saskia Vandenbroeck

'Ik wilde Saskia persé interviewen voor de Superstar Stories Serie, want deze chick heeft zich in zo'n korte tijd zo sterk neergezet, daar zeg je u tegen. In de online wandelgangen hoor ik haar naam steeds vaker vallen, alsof alle Virtual Assistants al weten wie ze is. Dat is bijzonder.

Maar niet gek, want Saskia is nooit te beroerd om vragen te beantwoorden van andere VA's of om zelfs iets op te zoeken als ze helemaal geen antwoord heeft. Dat vind ik ook zo leuk aan haar, nieuwe dingen leren vind ze zo kicken. En keer op keer een vreugdesprongetje maken als je weer wat nieuws kan leren is een teken dat je het heel erg ver kan schoppen als Virtual Assistant.

En dan is ze ook nog eens één van de eerlijkste mensen die ik ken, die gewoon echt, echt, echt dicht bij zichzelf durft te blijven en dat goed naar buiten toe kan communiceren. Ik vind haar gewoon een onwijs leuk mens en een knalgoede professional. 

In het interview deelt Saskia hartstikke veel, so enjoy.'

- Thamara


HET INTERVIEW

 

METEEN DE BELANGRIJKSTE VRAAG: WAAROM DOE JE WAT JE DOET?

Ik wil mijn kinderen laten zien dat werken geen vervelende noodzaak is, maar dat je er energie van kunt krijgen. Het leven is te waardevol om je tijd te verdoen met dingen die te veel energie kosten. Ik wilde een verschil maken in het leven van anderen, maar ik heb lang het gevoel gehad dat er niks was waarmee ik dat kon doen. Ik wilde de wereld een stukje mooier maken, maar wie zat er nu op mij te wachten? En toen hoorde ik, of beter, las ik, over het bestaan van VA's. En de puzzelstukjes vielen op hun plaats. Ik vind heel wat werkzaamheden leuk en leer ook graag voortdurend bij. Ik krijg er echt een kick van als ik anderen kan helpen.

 

WAT MAAKT HET WERKEN ALS VIRTUAL ASSISTANT ZO ONTZETTEND LEUK?

De vrijheid, de flexibiliteit, de dankbaarheid van de ondernemers met wie ik samenwerk, de afwisseling, het continu blijven bijleren, dat ik m'n eigen keuzes kan maken. Dat ik in principe overal kan werken, de mensen met wie ik in contact kom. Ik heb eindelijk weer het gevoel dat ik er toe doe. 

 
Als je geen risico neemt kan er niks veranderen, ook niet ten goede
— Saskia Vandenbroeck
 

WAT DEED JE VOORDAT JE GING WERKEN ALS VA? 

Ik heb zo'n 10 jaar gewerkt in HR met focus op (Belgische) payroll (salarisadministratie). Maar een groot deel van die tijd ben ik op zoek geweest naar wat ik eigenlijk wilde op werkgebied. Als het me ergens niet beviel, ging ik op zoek naar een andere job, want ik vind dat je zelf het heft in handen moet nemen als je iets wilt veranderen. Het is makkelijk om te zeuren over je baas, collega's, de directie, maar als je wilt dat er iets verandert, moet je toch echt bij jezelf beginnen. Als je geen risico neemt kan er niks veranderen, ook niet ten goede.

Na een aantal keren van werk veranderd te zijn ben ik op zoek gegaan naar de rode draad waar ik telkens tegenaan botste en nam ik job coaching. Mijn coach gelooft erin dat iedereen zijn kick in life kan vinden op werkvlak en dat die veel dichter bij jezelf ligt dan je vaak denkt. Ik heb vaak gedacht dat ik geen kick in life had, want van geen enkele vacature werd ik enthousiast.

Toen ik de Virtual Assistant ontdekte wist ik meteen dat dit is wat ik wil doen. Ik kan hier al mijn vaardigheden inzetten én mensen blij maken met wat ik doe, dus op die manier maak ik een verschil in het leven van anderen. En daarnaast kan ik de dingen op mijn manier doen. Mijn eigen bedrijf runnen is een enorme leerschool.

 

HOE BEN JE GESTART MET HET WERKEN ALS VIRTUAL ASSISTANT? 

Toeval bestaat niet, dingen gebeuren met een reden. Twee weken nadat ik m'n baan zou verliezen bij een reorganisatie las ik in het Volkskrant Magazine over Thamara van Blueberry Dynamic, die Virtual Assistants opleidt. Ik ben op de website gaan kijken en mijn enthousiasme werd alleen maar groter. Eind juni ben ik het B. Business programma gestart en begin oktober werkte ik met mijn eerste klant (eigenlijk de tweede, want in augustus kreeg ik al een toezegging voor later, wauw).
 
De eerste werkzaamheden die ik deed voor iemand anders vond ik spannend. Want zou ik wel kunnen waarmaken wat ik had beloofd? Mijn zelfvertrouwen zat toen tamelijk laag, na een dienstverband bij een werkgever waar ik helemaal niet op mijn plaats zat. Uiteraard ging het helemaal goed, en nog veel beter dan dat. Al snel kreeg ik van haar te horen dat ze veel beter sliep sinds ze met mij samenwerkte. Kicken! 

 
Ik vind mijn werk zo leuk, dat het niet als een last voelt. Het enige gevaar is dat ik zó goed bezig ben, dat de tijd voorbijvliegt en ik te laat naar bed ga.
— Saskia Vandenbroeck
 

MET WAT VOOR SOORT MENSEN WERK JE?
 

Ik werk samen met mensen die positief in het leven staan en die een steentje bijdragen aan een mooiere wereld. Creatief zijn ze ook. Dat past helemaal bij wie ik ben.


WAAROM IS HET VOOR ANDEREN ZO FIJN OM JUIST MET JOU SAMEN TE WERKEN?

Ik sta op een positieve manier in het leven en ik ben allround, ik vind heel veel dingen interessant. Als ik iets niet weet ga ik op zoek naar antwoorden. Ik zoek graag dingen uit en denk graag mee. En mocht een ondernemer internationaal willen gaan dan kan ik mijn talenkennis inzetten (Nederlands, Frans, Spaans, Engels, Duits). Ik geef mijn klanten ook graag persoonlijke aandacht. 
 

WAT VOOR SOORT WERKZAAMHEDEN DOE JE?

Ik hou van dingen uitzoeken en van bedenken hoe processen en terugkerende taken efficiënter georganiseerd kunnen worden. Ik doe administratie (declaraties in het kader van de jeugdzorgwet, facturen sorteren, online boekhoudsystemen inrichten), ik werp een kritische blik op websites en geef suggesties voor verbetering (dit vind ik heel tof!), ik zet mijn talenknobbel in (dat hoop ik ook steeds meer te kunnen doen), ik doe de planning van gesprekken, ik schrijf blogposts voor ondernemers of lever een lijst met thema's aan waarover geschreven kan worden.

Ik help met het inplannen van social media posts, ik help met het opzetten van e-mailmarketing via Active Campaign of Mailchimp. En ik ben fan van Squarespace.

Ik hou van afwisseling en van steeds nieuwe dingen leren. Ik ben ook van plan om mij de basisbeginselen van grafisch ontwerp eigen te maken en ik heb al een klant die daar gebruik van wil maken.

 
Al snel kreeg ik te horen dat mijn klant veel beter sliep sinds ze met mij samenwerkt. Kicken! 
— Saskia Vandenbroeck
 
Saskia's werkplek

Saskia's werkplek

 

HOE KRIJG JE HET VOOR ELKAAR OM AAN VEEL VERSCHILLENDE PROJECTEN TE WERKEN?

Dat is op dit moment mijn grote uitdaging. Maar oefening baart kunst, toch? Ik zet al mijn to do's in Asana, ook mijn persoonlijke. En dat zorgt voor veel rust in mijn hoofd. Het enige is dat de takenlijst voor Office Confetti alleen maar langer lijkt te worden.

Ik probeer elke dag af te ronden met het maken van een planning voor de volgende dag(en), dan bepaal ik hoeveel tijd ik ergens aan ga besteden. Maar vaak genoeg loopt het toch anders. Soms zorgt dat dan voor onrust, maar dan pak ik Asana erbij en dan blijkt meestal dat ik alles toch wel onder controle heb.

 

HOE ZIET EEN GEMIDDELDE DAG OF WEEK ERUIT VOOR JOU? 

Ik sta op om 6:30 uur, douche me dan meteen en haal daarna de kinderen uit bed. Ik heb twee zonen, één van 5 en één van 2. Terwijl de jongens ontbijten, maak ik hun tassen klaar. Rond 8:00 uur gaan we deur uit en mijn streven is om rond 9:00 uur aan het werk te gaan. Ik probeer dan zo hard mogelijk te knallen tot iets voor 15:00 uur, dan is de school van mijn zoon uit. Daarna halen we zijn broertje op als die bij de gastouder is. 

Twee dagen in de week komt mijn schoonbroer bij ons thuis oppassen, wat 's ochtends meer rust geeft. Tussen 15:00 uur en 20:00 uur heeft mijn gezin prioriteit, dat communiceer ik ook zo naar klanten. Dat wil niet zeggen dat ik helemaal niet bereikbaar ben, maar als er echt iets dringend is kunnen ze me beter een appje sturen. Eén dag in de week blijft de jongste thuis bij mij. Dan werk ik alleen als hij zijn dutje doet.

Als het nodig is doe ik, nadat de jongens in bed liggen, de laptop ook nog open. En dat is vaak. 's Avonds heb ik meer rust om aan Office Confetti zelf te werken. Er is nu wel minder ruimte voor mijn hobby's (naaien, fotografie, en bloggen heb ik al een tijdje niet meer gedaan), maar dat heb ik er graag voor over. Ik vind mijn werk zo leuk, dat dat niet als een last voelt. Het enige gevaar is dat ik zo goed bezig ben, dat de tijd voorbijvliegt en ik te laat naar bed ga. Terwijl genoeg slaap voor mij essentieel is om goed te kunnen functioneren. 

 
Ik maak een verschil in het leven van anderen
— Saskia Vandenbroeck
 

JE BENT JE EIGEN BAAS. DAT IS MEESTAL HEERLIJK EN SOMS OOK LASTIG. WAT VIND JE ER MOEILIJK AAN? 

Ik ben heel blij dat ik mijn eigen beslissingen kan nemen, maar soms mis ik collega's om te overleggen. Door mijn gezin heb ik wel enigszins structuur in mijn werktijden, maar eigenlijk heb ik het gevoel dat er te weinig uren in een dag zitten. Ik wil zo veel.

Gelukkig is er een fantastische Facebookgroep, VA Lab, waar je terecht kunt met al je vragen, maar waar je ook successen en frustraties kunt delen. Het is echt een warme, positieve groep waar iedereen elkaar in haar (of zijn) waarde laat. Een tip voor beginnende VA's is dat ze zich zeker moeten aanmelden voor deze groep.

De grootste uitdaging echter voor mij is toch wel het werven van klanten. Ik vind het moeilijk om mezelf op de voorgrond te zetten, maar ik zoek mijn eigen weg daarin.

 

HOE BLIJF JE DAGELIJKS GEFOCUST OP WAT JE DOET?

Door mijn kinderen ben ik toch wel enigszins gebonden aan uren en in die tijd wil ik zoveel mogelijk doen. Zeker als ik deadlines heb werkt dat goed. Maar er zijn zeker ook dagen dat het allemaal niet zo vlot. Dan helpt het om mijn takenlijst te bekijken en te beseffen dat ik alles wel (redelijk) onder controle heb en dat de wereld niet vergaat als ik even minder presteer.

Als een dag anders dreigt te verlopen dan ik me had voorgenomen, door bijvoorbeeld ziekte van één van de kids, sta ik even bewust stil bij waarom ik ook alweer gekozen heb om mijn eigen baas te zijn, namelijk de vrijheid en flexibiliteit om mijn eigen dagen in te delen. Dit heb ik me wel moeten aanleren, want zoveel jaren in loondienst bij werkgevers die hier niet altijd even soepel mee omgingen heb je er niet op 1,2,3, uit. 

Wat mij echt goed helpt bij het gefocust blijven is het gebruik van Toggl. Hier hou ik al mijn werkzaamheden mee bij (ook die voor Office Confetti zelf, in verband met de urennorm). Als Toggl loopt voor een klant dan werk ik enkel voor die klant, want dat is dan hun tijd, en laat ik me niet afleiden door zaken als social media of binnenkomende mail.

 
Het helpt me om te beseffen dat ik alles (redelijk) onder controle heb en dat de wereld niet vergaat als ik even een keer minder presteer.
— Saskia Vandenbroeck
 

WAT IEDEREEN NATUURLIJK WIL WETEN, HOE VIND JE MENSEN OM MEE SAMEN TE WERKEN?  

Ik ben niet iemand die zich graag op de voorgrond stelt en verkondigt hoe goed ze wel is, dus voordat ik klanten had, was het wel een vraag die me nogal bezighield. Het blijft een ding, maar ik krijg steeds meer vertrouwen in mezelf en merk dat ik het sterkst ben als ik dicht bij mezelf blijf. 

Als ik kijk naar de klanten die ik heb en de leads die ik heb lopen, zijn zij of via mijn persoonlijk netwerk bij mij terechtgekomen of online. Persoonlijk contact is de sleutel. Zo heb ik via iemand, die ik volg op Facebook, een LinkedIn uitnodiging gekregen van een andere onderneemster. Ik heb haar daarop een persoonlijk bericht over haar bedrijfsnaam teruggestuurd en enkele dagen later contacteerde ze mij via mijn website. Binnenkort treffen we elkaar persoonlijk. Wie weet wat daar nog uit voortkomt.

Ik bedenk ook met wie ik eens een koffie kan gaan drinken, om te horen waar zij tegenaan lopen en te vertellen wat ik doe. Ik voel dan geen druk om mezelf te "verkopen" en dan ben ik op mijn sterkst, als ik gewoon enthousiast kan vertellen over wat ik doe. 

 
Heb vertrouwen in jezelf én blijf dicht bij jezelf. Houd goed voor ogen waarom je dit wilt doen.
— Saskia Vandenbroeck
 

WAT ZIJN DE 3 ONLINE TOOLS WAAR JE ECHT NEVER-NOOIT-MEER-NIET ZONDER KAN? 

  1. Evernote
  2. Asana
  3. Snapseed

 

VIRTUAL ASSISTANTS ZIJN HOT. HOE ZIE JIJ DE VA OVER 5 TOT 10 JAAR? 

Jeetje, bij sollicitatiegesprekken vond ik dit ook altijd zo'n moeilijke vraag. Er kan zoveel gebeuren in korte tijd. Er gaat een artikel rond op internet met de tien beroepen van de toekomst en de Virtual Assistant staat daar tussen, daar hou ik me graag aan vast. Doordat er steeds meer Virtual Assistant's bijkomen, komen steeds meer mensen in aanraking met een VA en wordt het VA-schap dus steeds bekender. Ik merk dat, doordat ondernemers in mijn omgeving horen wat ik doe, ze getriggerd worden om na te denken wat ze aan mij zouden kunnen overlaten. Dat zouden ze niet gedaan hebben als ze niet over de mogelijkheid van een VA gehoord hadden. 

Daarnaast denk ik ook dat, doordat er steeds meer mensen voor het ZZP-schap kiezen, er dus ook steeds meer behoefte zal zijn aan ondersteuning van deze mensen.

P.S.  Het stoort me dat in de berichtgeving alle ZZP'ers over één - negatieve - kam geschoren lijken te worden, en dat het dus lijkt alsof niemand er bewust voor kiest om voor zichzelf te beginnen. Ik hoor niemand de vraag stellen waarom zoveel mensen teleurgesteld zijn in de bedrijven en dus liever voor zichzelf beginnen dan in loondienst te werken.

 

ALS LAATSTE, HEB JE EEN GOUDEN TIP VOOR ANDEREN DIE OOK ALS VA WILLEN STARTEN? 

Heb vertrouwen in jezelf én blijf dicht bij jezelf. Hou goed voor ogen waarom je dit wilt doen. Ik ben onlangs een paar keer deze quote tegengekomen op verschillende plekken en die past volgens mij bij heel veel VA's: "If someone offers you an amazing opportunity and you're not sure you can do it, say yes - then learn how to do it later." - Richard Branson.

En de misschien wel belangrijkste les die ik de voorbije maanden geleerd heb, is dat je gewoon moet beginnen. Alles hoeft niet perfect voorbereid te zijn, want dan begin je nooit. En soms is gewoon goed, goed genoeg.

 

Wil je meer weten van Saskia? Volg haar dan online. Ga naar de website van Office Confetti of volg Saskia via haar Social Media kanalen: Facebook en LinkedIn.

 

NO-BULLSHIT ADVIES, VIP DOWNLOADS EN BEHIND-THE-SCENE DETAILS RECHTSTREEKS IN JE INBOX, SAY YES?

Voor virtual assistants die klaar zijn met wat 'moet' en 'hoort' en verlangen naar meer vrijheid en avontuur, om gewoon knalgoed te worden op je eigen manier.