"De virtual assistants van nu bepalen als nieuwe generatie het werk van de toekomst"

 

interview

SUPERSTAR STORIES:
MET DANIËLLE MOLENAAR VAN VIRTUAL EFFICIENCY


Wie zijn die Virtual Assistants en wat doen ze nou de hele dag? Regelmatig zet ik een killer babe in de spotlight en geef ik je een kijkje in zijn of haar keuken. Een paar van de leukste en liefste Virtual Assistants van Nederland en België vertellen over hun werk, hun favoriete tools en de do's & don'ts van het Virtual Assistant zijn.

Lees dus snel verder om te zien waar de VA van deze week zich mee bezig houdt en hoe! I hereby present..... Daniëlle Molenaar van Virtual Efficiency.

 
Daniëlle met man en partner-in-crime Louis Vergara

Daniëlle met man en partner-in-crime Louis Vergara

'De Virtual Assistant is hard op weg om ongelooflijk populair te worden in Nederland, dat zie ik aan alles. En Daniëlle was één van de allereerste Virtual Assistants van ons land, een echte voorloper. Wat een bijzondere positie zeg. En het is niet het enige dat zo bijzonder is aan haar. 

Ik kan me niet precies herinneren hoe ik Daniëlle heb leren kennen, maar ik denk dat het is via een online zoektocht toen ik zelf net begon. En wat was ik onder de indruk van wat ik online van haar zag. Sindsdien heb ik Daniëlle leren kennen als een vreselijk intelligente vrouw met een schatkist aan kennis en bergen liefde in haar hart. We hebben contact via het geschreven woord, en oh wat voelt dat warm. Ze is oprecht en lief en altijd bereid om haar kennis te delen. In de online community VA Lab weet denk ik iedereen wie Daniëlle is, omdat ze er voor iedereen is. 

Ik ben dolblij dat ze ons via deze rubriek een kijkje geeft in haar leven, want als je van iemand iets kan leren dan is het wel van dit prachtmens. Die trouwens ook nog eens één van de leukste, slimste en mooiste mannen aan de haak heeft geslagen. Want ook Louis kent ondertussen iedereen. Lucky us, met deze twee mensen om van te leren en te genieten.'

- Thamara


HET INTERVIEW

 

METEEN DE BELANGRIJKSTE VRAAG: WAAROM DOE JE WAT JE DOET?

Ik kom uit een familie van creatieve ondernemers en ik ben een entrepreneur pur sang. Dus ik houd van innovatie, van het bedenken van nieuwe producten en diensten om mensen te helpen hun doel te bereiken en problemen op te lossen. Tegelijkertijd houd ik ervan ondernemers te ontzorgen. Ik ben een echte ondersteuner en werk graag achter de schermen om de mensen met wie ik samenwerk te laten schitteren. Mijn vaste klanten weten dat ze ongevraagd zaken over de schutting kunnen gooien, in het vertrouwen dat ik de werkzaamheden oppak en afhandel. Ik ben in ieder geval niet degene die voorop loopt wanneer er een polonaise gedanst moet worden, maar wel een kartrekker.  


WAT MAAKT HET WERKEN ALS VIRTUAL ASSISTANT ZO ONTZETTEND LEUK?

Als virtual assistant kun je je bedrijf naar eigen wens inrichten, je kunt helemaal jezelf zijn. Jíj beslist of je voor 100% online wilt werken of ook op locatie. Je bepaalt zelf met wie je werkt, hoe je je werkdag indeelt en welke werkzaamheden je zelf oppakt, delegeert of afstoot. Het is een vrij beroep. Daardoor kun je van je passie je eigen droombaan maken. Dat is heel uniek en bijzonder. Soms krijg ik de vraag of ik het niet eenzaam vind, zo in mijn eentje werken op kantoor. Maar dat is absoluut niet zo. Ik heb de wereld binnen handbereik, letterlijk aan mijn vingers. En ik reis dagelijks de wereld rond, virtueel dan. Ik werk samen met collega-ondernemers in heel Nederland en around the world: IJsland, Australië, Canada, Denemarken, België, Mexico. Virtual Teams zijn hot anno 2017!

 
De film The Net met Sandra Bullock was mijn eureka moment. Toen wist ik dat ik dit wilde doen.
— Daniëlle Molenaar
 

WAT DEED JE VOORDAT JE GING WERKEN ALS VA? 

Managementondersteuning was altijd al mijn ding. Ik werkte tien jaar op een secretariaatsbureau als telefoniste en bureausecretaresse. Dat bureau opereerde al virtueel en ondersteunde verenigingen, stichtingen en zelfstandigen. Onze dienstverlening was heel breed, waardoor ik werkelijk alle kanten van het bedrijfsleven heb kunnen beleven.

En van nature ben ik nieuwsgierig en leergierig. Toen internet opkwam, was ik meteen verkocht. Toen ik mijn eerste website bouwde in 1999, waren er maar 3 miljoen websites online, wereldwijd. En nu meer dan 2,2 miljard. Ongelofelijk.

 

HOE BEN JE GESTART MET HET WERKEN ALS VIRTUAL ASSISTANT? 

Ken je de film The Net met Sandra Bullock? Die film uit 1995 is nu hopeloos gedateerd. Sandra speelt een computeranalist die virtueel werkt. En hoewel de film erg technophobic is, vond ik hem fantastisch. Toen ik de film voor het eerst had gezien, had ik echt een eureka moment. Ik dacht: “Dit is wat ik wil doen.” Even los van het hele achternagezeten-door-een-hitman verhaal natuurlijk. De combinatie van digitaal (lees online) en locatie-onafhankelijk werken leek mij fantastisch. Begin 2010 nam ik ontslag en startte als virtual assistant. And here I still am.  

 
De ondernemers waar ik voor werk representeren alle kleuren van de regenboog en zijn echt een aanwinst in mijn leven.
— Daniëlle Molenaar
 

WELKE COMPROMISSEN HEB JIJ ONDERWEG MOETEN DOEN?

Geen eigenlijk. Gelukkig. Hoewel, dat wil niet zeggen dat het makkelijk is geweest. Eind 2009 ben ik gaan samenwonen met Luis, nu mijn echtgenoot. Ik startte mijn bedrijf in mei 2010. We verhuisden. Eind 2010 zijn we getrouwd. In 2011 raakte ik in verwachting. En in 2012 ook. Twee jongens, een Ierse tweeling noemen ze dat, twee kinderen die binnen een jaar van elkaar geboren zijn. In 2013 raakte ik weer zwanger, maar deze baby – nog een zoon – is overleden toen ik 5 maanden zwanger was. Dat was een heftige periode. Er waren veel veranderingen in ons leven en ik hoef je niet te vertellen hoe druk het is met de zorg voor twee baby’s, een huishouden, een echtgenoot en het runnen van een bedrijf. Maar mijn werk is ook echt mijn passie en dat geeft energie. Daarbij word ik ondersteund door Luis, een heel lieve vader en huisman. Het werk als virtual assistant geeft mij ontzettend veel voldoening en kracht. Ik ben enorm dankbaar voor mijn gezin en alles wat ik tot nu toe heb bereikt.

Een onderneming runnen gaat ook niet vanzelf, hoor. Als virtual assistant heb je veel vrijheden, maar het is ook ontzettend hard werken. Klanten komen niet uit de lucht vallen, je moet werken aan je online aanwezigheid, netwerken, een vinger aan de pols houden bij werkend Nederland. Het vraagt discipline. Ik start elke dag stipt om 9 uur en ben vaak tot etenstijd nog aan het werk. Je hebt dus echt een thuisfront nodig dat voor 100% achter je staat.

 

MET WAT VOOR SOORT MENSEN WERK JE? 

Qua branche alle kleuren van de regenboog: coaches, architecten, verenigingen en stichtingen, een breed scala aan ondernemers en experts op hun vakgebied. Particulieren, kerkbesturen, hotel- en restauranteigenaren, beveiligingsexperts, communicatiebureaus, designbureaus, webshopeigenaren en zelfstandigen van yogaleraar tot expat. Noem maar op. Er zijn zoveel mensen die een virtual assistant in de arm nemen. Dat is ontzettend leuk.

De ondernemers waar ik voor werk, zijn mensen met een duidelijke visie. Ze zijn echt een aanwinst in mijn leven. Veelal zijn het ook zeer ondernemende mensen, creatievelingen. Mensen die soms lichtelijk chaotisch zijn, bruisen van de ideeën en een kanaal zoeken om hun ideeën te stroomlijnen en uit te voeren. Et voilà! Hier ben ik. Er moet wel een klik zijn tussen ons. Het moet een fijne samenwerking zijn, die ons allebei meerwaarde biedt en energie geeft. Ik wil echt waarde leveren, mijn eigen bijdrage om deze wereld hopelijk een klein beetje beter te maken.

 
Lichtelijke OCD is een onmisbare eigenschap voor een virtual assistant.
— Daniëlle Molenaar
 

WAAROM IS HET VOOR ANDEREN ZO FIJN OM JUIST MET JOU SAMEN TE WERKEN?

Als die genoemde klik er is tussen jou en mij, dan ben ik jouw steun en toeverlaat. Ik sta dan voor 100% achter je en ben je grootste fan. En dat zeg ik niet lichtzinnig hoor, zo van “yay!” Het is gemeend. Een goede samenwerking draait om idealen, om vertrouwen, om doorzettingsvermogen. Ook om door het vuur gaan als het nodig is. Maar vooral om heel veel genieten van wat we doen. Of course ben ik structureel, een echt lijstjesmens, lichtelijk OCD in de zin dat alle punten op de i moeten staan. Maar voor een VA is dat ook een onmisbare eigenschap. Dat je het overzicht bewaart en een helikopterview hebt. Ik vind structuur, accuratesse, kwaliteit en vriendelijkheid erg belangrijk en dat breng ik in. Mijn klanten weten precies wat ze aan me hebben, en als ik iets niet kan, dan denk ik graag met ze mee om een externe oplossing te vinden.

 

WAT VOOR SOORT WERKZAAMHEDEN DOE JE? EN ZIJN ER SPECIFIEKE WERKZAAMHEDEN WAAR JE ECHT WILD ENTHOUSIAST VAN WORDT EN MEER VAN ZOU WILLEN?

Ik ben gespecialiseerd in website ontwikkeling en dan vooral de combinatie van het technische met een mooie vormgeving, marketing en branding. Ik ben dol op alles wat mijn creativiteit aanspreekt. De laatste tijd word ik steeds vaker benaderd als adviseur, vooral als het gaat om WordPress- website ontwikkeling, branding en hoe je een bedrijf online zet en zichtbaar maakt. Daar word ik echt enthousiast van. Want ik ben een beelddenker en graag creatief bezig. Of het nu om copywriting (Engels) en SEO schrijven gaat of om werken met PhotoShop, ik geniet ervan mooie dingen te creëren.  

 
Daniëlles werkplek aan huis

Daniëlles werkplek aan huis

 

HOE KRIJG JE HET VOOR ELKAAR OM AAN VEEL VERSCHILLENDE PROJECTEN TE WERKEN?

Alles staat of valt met gestructureerd werken. Zelf gebruik ik Asana als project management tool, maar ik duik ook zonder probleem in het systeem van een ander. Asana helpt mij om het overzicht te bewaren van alle taken die ik moet doen. Natuurlijk heb ik dan ook een overzicht van deadlines en het werk dat ik delegeer aan mijn team, plus een overzicht van taken die we voor onze klanten moet afhandelen.

 
Tijdens een werkdag bel ik met collega virtual assistants en hebben we ons ‘praatje bij de koffie automaat’.
— Daniëlle Molenaar
 

HOE ZIET EEN GEMIDDELDE DAG OF WEEK ERUIT VOOR JOU? 

Elke ochtend word ik rond 7 uur, half 8 gewekt door Luis met koffie op bed. Zo lief. Daarna knuffelen met de jongens, samen ontbijten, ze klaarmaken voor school, de krant lezen en daar dan ook even lekker over in debat. Terwijl mijn man onze jongens naar school brengt loop ik even snel het huis door: bedden opmaken, een was draaien, de boel aan kant. Want een opgeruimd huis is een opgeruimd hoofd. Ik begin stipt om 9 uur. Ik lees mijn mail door en daarna neem ik systematisch de inbox en taken van verschillende klanten door. Ik maak een overzicht van de taken en de dagplanning in Asana. En dan ga ik aan de slag.  

Natuurlijk neem ik ook tijd voor een pauze. Tussen de middag lunchen mijn man en ik regelmatig buiten de deur om er toch even uit te zijn. Daarnaast vind ik het fijn om contact te houden met collega virtual assistants. Dus tussendoor bellen we elkaar en dan hebben we ons ‘praatje bij de koffie automaat’. Vroeger deed je dat met je collega’s op het werk. Daar moet je ook echt even tijd voor nemen.  
 

JE BENT JE EIGEN BAAS. DAT IS MEESTAL HEERLIJK EN SOMS OOK LASTIG. WAT VIND JE ER MOEILIJK AAN? 

Wat ik ontzettend lastig vind, is om privé en zakelijk van elkaar te scheiden. Omdat je als virtual assistant altijd online bent, is de verleiding heel groot om ‘s avonds of in het weekend door te werken. Dat heb ik ook jaren zo gedaan, maar op een gegeven moment heb ik echt even pas op de plaats moeten nemen. Ik kreeg een letterlijke brain freeze en kon niet meer helder denken of concentreren. Dat is het gevaar van 24/7 “aan” zijn, zonder een break of een moment voor jezelf en je gezin. Ik heb toen bewust een stapje terug gedaan. Best moeilijk, want als je van je vak houdt, is alles leuk. Het is een grens die je constant moet blijven waken. Sinds kort heb ik bijvoorbeeld een nieuwe Smartphone (echt, we verslijten die dingen) maar ik heb bewust mijn e-mailaccounts niet ingesteld op dat ding. Nu word ik ook niet verleid om constant mijn mail te controleren. Alles kan wachten tot ik weer aan het werk ben. En is er eens iets urgent, dan kun je me altijd bellen.  

 

HOE BLIJF JE DAGELIJKS GEFOCUST OP WAT JE DOET?

Door slim en gestructureerd te werk te gaan. Maar vooral ook door bewust aan één opdracht tegelijk te werken. Niets multitasking, daar ga je echt van doordraaien. Wel zou ik graag meer tijd willen investeren in mijn eigen bedrijf, blogs schrijven, een nieuwsbrief sturen. Daar houd ik van, maar dat schiet er momenteel te vaak bij in.

 
De gunfactor is hoog in de Nederlandse VA wereld
— Daniëlle Molenaar
 

WAT IEDEREEN NATUURLIJK WIL WETEN, HOE VIND JE MENSEN OM MEE SAMEN TE WERKEN?  

Door online zichtbaar te zijn en tijd te investeren in je netwerk en zakelijke relaties. De meeste opdrachtgevers komen binnen via mijn website of via mijn netwerk en mond-tot-mondreclame en de samenwerking met anderen. De gunfactor is ook hoog in de Nederlandse VA wereld. Ontvang ik een verzoek van een potentiële klant die niet helemaal bij mij past, dan speel ik de opdracht door naar een andere VA. In het leven is het geven en nemen en ik weet dat het leven mij meer zal teruggeven dan wat ik doorgeef. Ik gun en ik word gegund.

 

WAT ZIJN DE 3 ONLINE TOOLS WAAR JE ECHT NEVER-NOOIT-MEER-NIET ZONDER KAN? 

1. Toggl voor urenregistratie.
2. Asana voor projectmanagement.
3. LastPass als wachtwoordmanager. Ik vind het zeer belangrijk      dat mijn wachtwoorden en die van mijn klanten veilig bewaard    worden. Een VA bewaakt honderden wachtwoorden, dit is een    ideale app daarvoor.  
 

VIRTUAL ASSISTANTS ZIJN HOT. HOE ZIE JIJ DE VA OVER 5 TOT 10 JAAR? 

Ik zie een wereld die steeds meer virtual werkt. En dat kan de maatschappij alleen maar ten goede komen. De huidige generatie virtual assistants – jij en ik – zijn echt de punt van de lans. Wij zijn de eersten van een nieuwe generatie, die werkt in een flexibele werkomgeving. Het is Work 4.0. De ervaring en de kennis die wij nu opdoen en doorgeven, is zeer waardevol voor de manier waarop de toekomstige generatie zal gaan werken.
 

ALS LAATSTE, HEB JE EEN GOUDEN TIP VOOR ANDEREN DIE OOK ALS VA WILLEN STARTEN? 

Wil je echt bij de top horen, dan zijn er in ieder geval drie dingen die je als virtual assistant moet combineren om uit te blinken: innovatie, kwaliteit en service. Voor een VA is online zichtbaarheid een must. Zorg voor een goede website en een duidelijke branding, cross-platform. Laat de mensen weten wat ze aan jou hebben. Zet je voor 100 procent in en doe nooit dingen half of zonder een glimlach. Lever kwaliteit en vervul je taken met liefde, want de beste reclame is je geleverde werk.

Wat ik ook zeer belangrijk vind: Nettiquette. Een goede VA beschikt over uitmuntende communicatieskills. Een e-mailcyclus is pas rond na een ‘dank je wel!’, ‘top!’, ‘fijn!’. Tover een glimlach op het gezicht van de ander en heb vertrouwen. Er is genoeg werk voor ons allemaal.

 

Wil je meer weten van Daniëlle? Volg haar dan online. Ga hier naar haar website of volg haar via haar Social Media kanalen: Facebook, Google+ en LinkedIn.

 

ONDERNEMERSZAKEN EN ANDERE AVONTUREN RECHTSTREEKS IN JE INBOX? SCHRIJF JE HIER IN >


InterviewThamara Zijlstra