"Durf is de sleutel tot vooruitgang"

 

INTERVIEW

SUPERSTAR STORIES:
MET LINDSY BRUIN VAN VIRTUELLA ONLINE SUPPORT

Wie zijn die Virtual Assistants en wat doen ze nou de hele dag? Regelmatig zet ik een killer babe in de spotlight en geef ik je een kijkje in zijn of haar keuken. Een paar van de leukste en liefste Virtual Assistants van Nederland en België vertellen over hun werk, hun favoriete tools en de do's & don'ts van het Virtual Assistant zijn.

Lees dus snel verder om te zien waar de VA van deze week zich mee bezig houdt en hoe! I hereby present Lindsy Bruin van Virtuella Online Support .


Lindsy Bruin

Lindsy Bruin

 

'Voor deze rubriek vraag ik altijd Virtual Assistants die opvallen, op een eigen manier. Lindsy valt op omdat ze razendsnel beslissingen neemt en dat tot eveneens razendsnelle groei van haarzelf en haar business heeft geleid. Ik heb hier enorme bewondering voor, want één van de dingen die ik het meeste tegenkom in mijn werk is de angst van mensen om keuzes te maken.

In één van de eerste dagen na haar ontdekking van het bestaan van Virtual Assistants mailde ze me met een paar vragen. Tussen dat moment en haar goed functionerende en overvolle business vandaag zit maar een relatief korte tijd, ik heb het gevoel dat ik zelf amper met mijn ogen heb kunnen knipperen. Dit vind ik nou kicken. Lindsy is ambitieus en gedreven. Ze heeft ballen. Een goede eigenschap voor een Virtual Assistant.

In het interview deelt ze veel en vertelt ze hoe zij in zo'n snel tempo op het punt is gekomen waar ze nu is. Enjoy!'

- Thamara

 


HET INTERVIEW

METEEN DE BELANGRIJKSTE VRAAG: WAAROM DOE JE WAT JE DOET?

Er altijd willen zijn voor mijn gezin, familie en vrienden, het uitoefenen van mijn passie voor paarden en daarnaast werken om dat leven te bekostigen, is geen makkelijke combinatie. Het opzetten van mijn eigen VA- business geeft mij de mogelijkheid om die combinatie wél te maken, uitgedaagd te blijven in mijn werk en mezelf steeds verder te ontwikkelen, zowel privé als zakelijk. Het nemen van de stap om deze business op te zetten, bleek het laatste puzzelstukje waar ik al jaren naar op zoek was!


WAT MAAKT HET WERKEN ALS VIRTUAL ASSISTANT ZO ONTZETTEND LEUK?

Los van bovenstaande reden, vind ik het ontzettend gaaf om mijn expertise in te mogen zetten om een onderneming vooruit te helpen. Het vinden van oplossingen voordat de vraag gesteld wordt, het meedenken aan het versimpelen van een werkproces, het ontlasten daar waar iemand zelf minder van weet of veel tijd aan kwijt is, dat geeft mij een ontzettende kick. Daarnaast heb ik nu de luxe om zelf ook echt alleen opdrachten op te pakken waar ik enthousiast van word! Ik geloof ook dat op deze wijze ieders talenten benut worden en werk veel efficiënter én effectiever uitgevoerd wordt. Zo maak je geen stapjes, maar sprongen!

 
Het nemen van de stap om deze business op te zetten, bleek het laatste puzzelstukje waar ik al jaren naar op zoek was!
— Lindsy Bruin
 

WAT DEED JE VOORDAT JE GING WERKEN ALS VA?

Jarenlang ben ik werkzaam geweest als Officemanager, PA en management assistant. Maar altijd had ik naast mijn secretariële taken projecten lopen op het gebied van CRM of communicatie. Gewoon, omdat ik daar écht mijn uitdaging in vond, niet bang was om die extra taken naar me toe trekken en het stiekem geweldig vond om mijn nerdiness tot uiting te brengen.

Na de laatste drie jaar als officemanager werkzaam te zijn geweest binnen het WTC The Hague Business Center, was het tijd voor een nieuwe uitdaging. Helaas werd ik keer op keer in het laatste traject van sollicitaties afgewezen, omdat ik "te ambitieus" was. Toen bedacht ik me: "misschien hebben ze gelijk..." Dit vertelde ik aan een bekende klant binnen het Business Center en zij raadde mij aan om eens een kijkje te nemen in de Facebookgroep VA Lab, want werken als VA, dat was wel wat voor mij.


HOE BEN JE GESTART MET HET WERKEN ALS VIRTUAL ASSISTANT? 

Nadat ik die tip kreeg, zocht ik ’s avonds direct de groep op en kreeg ik inzicht in een heel nieuwe manier van werken, er ging letterlijk een heel nieuwe virtuele wereld voor me open en van binnen hoorde ik een stemmetje, 'DAT IS HET!'. De volgende dag zat ik weer tussen de ondernemers in het Business Center en dacht, "als zij het durven, dan ik toch ook?'" De hele dag zat ik in gedachten te broeden op m'n toekomstige business en mijn plan pitchte ik die avond bij m'n man. Die zei gelijk: "als jij er van overtuigd bent dat je dit wilt en dat je er een succes van maakt, dan moet je er voor gaan!". En zo geschiedde: ik lichtte mijn toenmalige manager in over mijn plannen, schreef me in bij de KvK en kocht een nieuwe laptop. Just do it!
 

MET WAT VOOR SOORT MENSEN WERK JE? 

De mensen met wie ik werk zijn heel divers. Zo zijn sommige ondernemer en hebben een eigen webdesign-, bruidsmode-, event planning-, coachings- of zelfs VA- business. Ook werk ik met grotere organisaties, zoals een advocatenkantoor en een overheidsinstelling. Maar allemaal hebben ze eenzelfde drive, ze staan volledig achter hun product of dienst, zijn zeer gedreven en hebben de ballen om keuzes te maken! Want durf je niet? Dan kom je niet vooruit... If you always do what you always did, you will get what you always got!

 
Er komt nooit een perfect moment, durf te kiezen.
— Lindsy Bruin
 

WAT VOOR SOORT WERKZAAMHEDEN DOE JE? 

Mijn focus ligt op het verbeteren van CRM- systemen en het gebruik van online media. Helemaal from scratch beginnen met het instellen van online tools, systemen, websites en social media accounts vind ik prachtig. Maar doorpakken op de keuzes die je eerder hebt gemaakt en ervoor zorgen dat de techniek vóór jou gaat werken, zodat je efficiënt en overzichtelijk kan focussen op dat wat jouw business drijft, laat mijn hartje sneller kloppen! Een keuze heb je vaak niet voor niets gemaakt, die past namelijk het beste bij jouw identiteit en manier van werken. En hoe lastig die techniek ook lijkt, het is er echt om je leven makkelijker te maken en daar ga ik voor zorgen.

 
Buitenwerkplek Lindsy Bruin

Buitenwerkplek Lindsy Bruin

 

WAT IS HET GEKSTE OF MEEST BIJZONDERE DAT JE OOIT VOOR IEMAND HEBT GEDAAN OP VA- GEBIED?

Wow, dat vind ik echt een heel moeilijke vraag, waar ik eerlijk gezegd ook echt geen antwoord op heb (en dat is bijzonder!). Ik verplaats me namelijk altijd in de andere persoon, dat zal vast komen door mijn achtergrond als ondersteunende. Je doet dat waar de ander het meeste profijt uit haalt, dat waar iemand het meest mee geholpen is. Dus of dat is om 's nachts bereikbaar te zijn, omdat iemand aan de andere kant van de wereld zonder batterijoplader rondloopt, totdat je hebt gehoord of diegene veilig in z'n hotel is aangekomen, of dat je de social media resultaten per kwartier in de gaten houdt, omdat er een bijzonder streven gehaald moet worden, of je iemands passie via schrijven op papier vertaalt, of eindelijk orde in chaos schept door alle visitekaartjes, to-do's en documenten in één systeem als virtueel geheugen giet, ik vind het allemaal een privilege om te doen. Ik wil er gewoon zijn voor iemand anders, op welke manier dan ook!
 

HOE KRIJG JE HET VOOR ELKAAR OM AAN VEEL VERSCHILLENDE PROJECTEN TE WERKEN?

Plannen, prioriteren, herplannen, afvinken en door! Ik ben gek op lijstjes en het liefst volgens een logische structuur. Daarom ben ik waarschijnlijk ook zo enthousiast over het huidige CRM- systeem waar ik mee werk, PerfectView. Na het werken met Wunderlist, Evernote, Outlookvlaggen, etcetera heb ik nu ook voor mijzelf als eenpitter ALLES in één systeem gegoten. Zo houd ik voor mijzelf overzicht, weet ik waar ik aan moet werken en wat we hebben besproken en afgesproken. Overzicht is key en aangezien mijn persoonlijke harde schijf nog wel eens overloopt met alle privézaken die daar opgeslagen staan, vind ik het een heel rustig gevoel dat mijn zakelijke leven veilig online opgeslagen staat.

 
Heb je geen oprechte interesse in anderen? Begin dan gewoon niet aan ondernemen.
— Lindsy Bruin
 

HOE BLIJF JE DAGELIJKS GEFOCUST OP WAT JE DOET? 

Als eerste start ik de dag rustig op. Moet ik direct rennen en vliegen na het wakker worden, dan ben ik mijn focus direct kwijt, want ik ben echt geen ochtendmens. Dus ik zorg er eerst voor dat iedereen thuis aangekleed is, gegeten heeft en we weten wie waar, wanneer moet zijn. Dan maak ik een lekkere bak koffie en loop ik eerst mijn mails, apps en tijdlijnen door. Daarna pak ik m'n CRM- systeem erbij, werk dit zo nodig bij (want vaak schiet me offline 's nachts en 's morgens nog wel wat te binnen) en ga ik aan de slag. Ik probeer zo veel mogelijk alles direct af te maken, telefoontjes en appjes pas te beantwoorden wanneer ik iets af heb of even pauze neem en werk mijn planning constant bij. En werken in een rustige omgeving zonder mensen om me heen, zoals op zolder, werkt ook erg goed! 's Avonds bouw ik de dag af, neem ik mailtjes, apps en tijdlijnen weer door en denk ik alvast na over hoe ik de volgende dag zo soepel mogelijk kan laten verlopen.
 

NEEM ONS MEE IN HOE EEN GEMIDDELDE DAG EN WEEK ERUIT ZIET VOOR JOU. WAAR WERK JE, HOEVEEL EN WAT DOE JE?

Elke week is anders! Zo hangt mijn planning af van de hoeveelheid en het type opdrachten die ik heb lopen, het werk dat ik voor mijn eigen business wil en moet doen, het aantal netwerkmomenten dat ik afspreek en trainingen die ik volg. Maar ook de thuissituatie is van invloed. Zo is er wel eens een kind ziek of wil ik wat extra's met ze doen, is mijn man wat vaker van huis voor zijn business of heeft een paard extra aandacht nodig. Dat is nu juist het prettige aan het werken als VA! Je creëert je eigen planning en kan flexibel mee bewegen.

Werken doe ik ook op diverse plekken: rustig op kantoor op zolder, aan de keukentafel, in een kantoor of aan tafel bij mijn ouders thuis, op mijn flexplek in het Business Center, in een koffietentje, op een parkeerplaats onderweg, in de wachtruimte voor de tandarts of in de tuin in de zon! Natuurlijk hangt de plek wel samen met dat wat ik doe. Focuswerk doe ik altijd in een rustige omgeving, mails sturen of beantwoorden of social media resultaten monitoren kan prima tussendoor.

Zo ben je eigenlijk wel altijd aan het "werk"... tussen aanhalingstekens, want echt... het voelt niet echt meer als werk!


JE BENT JE EIGEN BAAS. DAT IS MEESTAL HEERLIJK EN SOMS OOK LASTIG. WAT VIND JE ER MOEILIJK AAN? 

Kritisch je eigen business in het gareel houden. Ik ben een doener, wanneer ik een kans zie pak ik hem, wanneer ik iemand kan helpen ben ik er, maar de administratie bijhouden, zelf mijn social media planning uitwerken of langetermijnplannen maken vind ik lastig. Het zit waarschijnlijk in me, om mezelf naar de achtergrond te schuiven. Daar ben ik op dit moment, nu mijn business zo goed loopt, maar het thuis ook drukker is geworden, heel erg op aan het focussen. Het geeft me rust, focus en overzicht om ook die zaken goed geregeld te hebben.

 

WELKE COMPROMISSEN HEB JE MOETEN DOEN OM DEZE MANIER VAN LEVEN MOGELIJK TE MAKEN?

Hmm, dat is een lastige. Ik heb niet echt het gevoel dat ik ergens op heb moeten inleveren, ik ben juist veel gelukkiger met deze manier van werken. Maar wat wel anders is, is dat ik niet langer 's morgens het kantoor inloop, start in de werkmodus, dit afrondt aan het eind van de dag en m'n werk op kantoor achterlaat. Het gevoel van werk op kantoor laten geeft rust, echter het geren en gevlieg eromheen gaf zo'n onrust, dat het het niet waard is om daar naar terug te gaan.

 
Het juiste poppetje op de juiste plek, daar gaat het om.
— Lindsy Bruin
 

WAT IEDEREEN NATUURLIJK WIL WETEN, HOE VIND JE MENSEN OM MEE SAMEN TE WERKEN?  

Door zichtbaar te zijn! Of dit nu online is of in real life, mensen moeten je vinden voordat ze je zoeken. Je moet oprecht geïnteresseerd zijn in anderen, of dit nu een familielid, vriend, oud- collega, klant, de bakker of iemand die je tegen het lijf loopt is. Wanneer je luistert, vind je kansen! En die kansen moet je pakken. Niet door "jij hebt een probleem, ik heb de oplossing, hier is mijn offerte!", maar door te vragen "waar loop je tegenaan, wist je dat je dat wellicht zo en zo kan oplossen, mag ik met je meedenken?" Heb je geen oprechte interesse in anderen? Begin dan gewoon niet aan ondernemen, want mensen willen met je samenwerken omdat ze in JOU geloven, niet omdat jij de enige bent die de oplossing weet.
 

WAT ZIJN DE 3 ONLINE TOOLS WAAR JE ECHT NEVER-NOOIT-MEER-NIET ZONDER KAN EN WAAROM? 

  1. PerfectView - mijn online werkplek (wie ken ik, wat bespreek ik en wat moet ik doen?)
  2. Wunderlist - mijn privégeheugen (boodschappen, klusjes, to do's en to read)
  3. Outlook - waar zou ik zijn zonder mail? En zonder de vlaggetjes en categorieën, die ik daar nog steeds heel ouderwets aan koppel!
     

VIRTUAL ASSISTANTS ZIJN HOT. HOE ZIE JIJ DE VA OVER 5 TOT 10 JAAR? 

Een VA heeft dan geen VA-term meer nodig. Het is gebruikelijk om een specialist met een bepaalde expertise in te zetten. Je zet namelijk het juiste poppetje met de meeste kennis op de juiste plek. De specialist groeit mee met jouw bedrijf, is er wanneer nodig, denkt actief mee en zet haar (of zijn) netwerk in wanneer iets buiten de expertise valt. Zo zet je gemotiveerde partners in, die wellicht zelfs gedreven teams om zich heen verzamelen om jouw business te optimaliseren.
 

ALS LAATSTE, HEB JE EEN GOUDEN TIP VOOR ANDEREN DIE OOK ALS VA WILLEN STARTEN? 

Just do it! Er komt nooit een perfect moment, maar als je durft te kiezen, niet bang bent om hard te werken en je je flexibel instelt, zullen anderen in je geloven, je opdrachten gunnen en kan je werk verzetten waarvan je nooit had durven dromen dat je het in je had. O en... enjoy the ride!

 

Wil je meer weten van Lindsy? Volg haar dan online. Ga hier naar haar website of volg haar via haar Social Media kanalen: Facebook en LinkedIn.

 


ONDERNEMERSZAKEN EN ANDERE AVONTUREN RECHTSTREEKS IN JE INBOX? SCHRIJF JE HIER IN >

InterviewEmma Clark