"Voor jezelf werken is niet makkelijker dan in loondienst, maar wel heel erg leuk"

 

INTERVIEW

SUPERSTAR STORIES:
MET SYLVIA HELDER VAN HELDER.

Wie zijn die Virtual Assistants en wat doen ze nou de hele dag? Regelmatig zet ik een killer babe in de spotlight en geef ik je een kijkje in zijn of haar keuken. Een paar van de leukste en liefste Virtual Assistants van Nederland en België vertellen over hun werk, hun favoriete tools en de do's & don'ts van het Virtual Assistant zijn.

Lees dus snel verder om te zien waar de VA van deze week zich mee bezig houdt en hoe! I hereby present Sylvia Helder van HELDER.

 
Sylvia Helder

Sylvia Helder

 

'Wat vind ik het ontzettend leuk om een kijkje te krijgen in het leven van Sylvia. In deze rubriek hebben we al zoveel verschillende verhalen voorbij zien komen en Sylvia is zo'n mooi voorbeeld van een Virtual Assistant die zich van niets en niemand wat aantrekt en volledig haar eigen pad kiest.

Ik heb het geluk gehad om Sylvia de afgelopen jaren te mogen volgen online en te kunnen zien hoe ze ontzettend veel aanpakt en zich in elke omgeving en elke branche lijkt thuis te voelen. Ze is een dynamisch mens en dat bewonder ik in haar. Ze weet heel goed wie ze is en wat ze in huis heeft en ze straalt veel kracht uit.

Naast het kijkje in haar keuken geeft ze  in dit interview echt bakken met waardevolle tips mee waar elke Virtual Assistant van kan leren. Watch and learn.'

- Thamara


HET INTERVIEW

METEEN DE BELANGRIJKSTE VRAAG: WAAROM DOE JE WAT JE DOET?

Ik ben negen jaar geleden begonnen als freelance directiesecretaresse, omdat ik meer wilde doen en omdat ik meer kon, maar tegengehouden werd door mijn toenmalige werkgever. Ik werkte toen voor een detacheringsbureau en dacht ‘dit kan ik veel beter; werk vinden wat beter bij mij past’. Ik wilde werk doen wat ik leuk vond, waar ik uitdaging in zag. Ik wilde, en wil nog steeds, werken met mensen waar ik het goed mee kan vinden. Mensen die mij waarderen om wie ik ben en wat ik kan en die mij op waarde weten te schatten.

Ondertussen heb ik binnen mijn bedrijf al een paar keer een andere richting gekozen. Van directiesecretaresse naar PA, naar projectsecretaris, naar project management assistent, naar projectleider en uiteindelijk VA en online business manager. Tegenwoordig doe ik precies dat wat er op mijn pad komt en waar ik zin in heb om energie in te steken. Meestal is dat in een van de eerder genoemde functies. Over het algemeen werk ik thuis, zeg maar zo’n 85% van de tijd. Af en toe ga ik voor een opdracht naar een locatie, maar ik bepaal zelf wanneer en hoe lang ik daar ben.


WAT MAAKT HET WERKEN ALS VIRTUAL ASSISTANT ZO ONTZETTEND LEUK?

De vrijheid maakt het leuk, maar dat is iets wat inherent is aan het ondernemen en niet zo zeer aan het werk als VA. Via dit werk ontmoet ik allemaal interessante mensen en van iedereen leer ik weer iets. Hoe ik zaken anders, handiger, efficiënter kan aanpakken en hoe ik zaken zeker niet moet aanpakken. 

 
Soms gaat de laptop mee, maar soms ook niet en dan ben ik echt vrij.
— Sylvia Helder
 

WAT DEED JE VOORDAT JE GING WERKEN ALS VA? 

Hiervoor werkte ik op freelance basis in de eerder genoemde functies. Voor ik ging ondernemen was ik PA en directiesecretaresse voor verschillende voorzitters van disciplinegroepen in het UMC Groningen en Utrecht en werkte ik voornamelijk bij (semi-)overheidsinstellingen als directiesecretaresse. De eerste tien jaar van mijn carrière heb ik allerlei administratieve banen gehad en af en toe - bij gebrek aan werkgelegenheid in mijn eigen branche - maakte ik een uitstapje. Zo heb ik op een inbound callcenter gewerkt bij OV Reisinformatie en ben ik gediplomeerd taxichauffeur.


HOE BEN JE GESTART MET HET WERKEN ALS VIRTUAL ASSISTANT? 

Ik werkte steeds meer vanuit huis en dat beviel zo goed, dat ik me ging verdiepen in de mogelijkheden om meer, of eigenlijk volledig, vanuit huis te kunnen werken. Eigenlijk had ik in het begin de ambitie om meer vanuit waar dan ook ter wereld te kunnen werken. Ik verdiepte mij in de wereld van de digital nomad en dacht dat dat het voor mij zou zijn. Gaandeweg ontdekte ik dat ik toch heel erg veel hecht aan mijn basis, mijn thuis. Bovendien had ik toen drie katten en een hond. Inmiddels zijn de katten op respectabele leeftijden van 16, 17 en 19 jaar overleden, maar zijn er nog twee honden bijgekomen. Ik laat hen niet voor lange tijd achter bij een ander en hoewel ik graag reis, heb ik gaandeweg besloten dat ik geen digital nomad zou worden, maar vooral zoveel mogelijk op mijn manier en waar ik wil te gaan werken. Het reizen gaat niet meer per vliegtuig (misschien af en toe nog eens), maar met de motor en de langere reizen hebben plaatsgemaakt voor kortere vakanties.  Soms gaat de laptop mee, maar soms ook niet en dan ben ik echt vrij.


MET WAT VOOR SOORT MENSEN WERK JE EN WAT DOE JE VOOR ZE? 

Dat zijn heel verschillende mensen. Momenteel ben ik PA voor een adviseur in de eerstelijnszorg. Zij is tevens epidemioloog en (inmiddels niet meer praktiserend) huisarts.

Daarbij ben ik de samenwerking aan het opstarten met een manager in de zorg. Hij is tevens initiatiefnemer van verschillende zorggerelateerde projecten (o.a. bestrijden van eenzaamheid bij ouderen op het platteland en een woon-zorgomgeving voor mensen met een (verstandelijke) beperking).

Verder werk ik nog mee aan een project in de bouwsector. Dat team bestaat uit kenniswerkers en dat brengt weer een heel andere dynamiek met zich mee.

Als laatste noem ik mijn rol als secretaris van een stichting, die er op toeziet dat een gedragscode met betrekking tot online sms- en internetdiensten op de juiste manier wordt nageleefd door de aangesloten partijen. Dit werk heeft vooral een juridische inslag. Ik ben niet alleen secretaris voor het bestuur van de stichting, maar ook voor de commissie Handhaving, die door de stichting is aangesteld. Op een enkele vergadering op locatie na, doe ik dit werk ook volledig vanuit huis.

 
Ik heb wel eens een meerdaags internationaal congres georganiseerd, waar onze (toen nog) koningin Beatrix en prinses Laurentien bij aanwezig waren. Dat vond ik wel bijzonder leuk.
— Sylvia Helder
 

WAT IS HET GEKSTE OF MEEST BIJZONDERE DAT JE OOIT VOOR IEMAND HEBT GEDAAN OP VA- GEBIED?

Ik kan mij eigenlijk niet herinneren dat ik op VA- gebied iets, wat ik moest regelen, als heel gek of bijzonder heb ervaren. In de tijd dat ik nog directiesecretaresse was in het UMCG, heb ik wel eens een meerdaags internationaal congres georganiseerd, waar onze (toen nog) koningin Beatrix en prinses Laurentien bij aanwezig waren. Dat vond ik wel bijzonder leuk.

 
De werkplek van Sylvia Helder (mét een van haar geliefde honden!)

De werkplek van Sylvia Helder (mét een van haar geliefde honden!)

 

HOE KRIJG JE HET VOOR ELKAAR OM AAN VEEL VERSCHILLENDE PROJECTEN TE WERKEN?

Ik heb een warm netwerk, waardoor er steeds uiteenlopende opdrachten op mijn pad komen. Het laatste jaar heb ik gemerkt dat ik bij voorkeur liever niet aan teveel opdrachten en projecten werk, omdat ik dan het gevoel krijg dat ik de afzonderlijke opdrachten niet voldoende aandacht kan geven. Dat ervaar ik echt als minder leuk. Daarom vind ik 3 tot 4 opdrachten of projecten meer dan voldoende. Ik streef er wel naar om zoveel mogelijk fulltime te werken.

 
Je kunt nu eenmaal niet in alles uitblinken en dat is helemaal niet erg.
— Sylvia Helder
 

HOE BLIJF JE DAGELIJKS GEFOCUST OP WAT JE DOET? 

Goede vraag! Heel eerlijk: ik heb heel veel moeite met gefocust blijven, dus ik ben iedere dag weer opnieuw aan het werk met mezelf om de focus te verbeteren. Soms lukt dat heel goed, soms heb ik weken dat het gewoon helemaal niet lukt. Oh well, zo gaat dat. Je kunt nu eenmaal niet in alles uitblinken en dat is helemaal niet erg.


NEEM ONS MEE IN HOE EEN GEMIDDELDE DAG EN WEEK ERUIT ZIET VOOR JOU. WAAR WERK JE, HOEVEEL EN WAT DOE JE?

Momenteel, met mijn huidige opdrachtenpakket, streef ik ernaar om 's maandags, donderdags en vrijdags thuis te werken. Op die dagen verdeel ik de werkzaamheden van de verschillende opdrachten. Op dinsdag en woensdag werk ik een aantal uren op locatie voor een opdracht, maar in de loop van de dag ga ik dan meestal weer naar huis om bij m’n honden te zijn en werk ik daar verder. Iedere dag verwerk ik tussen 7 en 8 ‘s morgens de mail en werk ik de agenda bij van degene waarvoor ik als PA werk. Daarna is een uurtje tijd voor mezelf en de honden en dan ga ik weer aan de slag. Mijn productieve uren liggen het meest later op de middag en in de avond. Op woensdagmiddag stop ik iets eerder met werken om boodschappen te doen en de woensdagavond is voor mijn vriend en mij. Dan werk ik gewoon pertinent niet. Evenals om de week het weekend. Dat zijn de momenten dat ik absoluut vrij ben. Voor de rest van de tijd werk ik eigenlijk de hele dag en avond door en neem ik pauze wanneer het daar even tijd voor is. Ik heb geen gezin en ik woon niet samen dus ik hoef geen rekening te houden met kinderen en een partner.


JE BENT JE EIGEN BAAS. DAT IS MEESTAL HEERLIJK EN SOMS OOK LASTIG. WAT VIND JE ER MOEILIJK AAN? 

Ik vind niets lastig of moeilijk aan het werken op deze manier. Ben goed in zelfreflectie en doe daar ook regelmatig aan. Ik weet wat m’n valkuilen zijn en waar ik goed in ben en stem daar mijn werk zoveel mogelijk op af.


WELKE COMPROMISSEN HEB JE MOETEN DOEN OM DEZE MANIER VAN LEVEN MOGELIJK TE MAKEN?

Geen. Mijn leven is er gemakkelijker en een stuk leuker op geworden nu ik zo kan werken.

 
Laat je niet wijsmaken dat je je passie moet vinden en dat het dan pas leuk zal worden. De meeste mensen vinden die passie niet en hebben het toch reuze naar hun zin.
— Sylvia Helder
 

WAT IEDEREEN NATUURLIJK WIL WETEN, HOE VIND JE MENSEN OM MEE SAMEN TE WERKEN?  

Een goed, warm netwerk is essentieel om aan leuke opdrachten te komen. En goed werk afleveren natuurlijk. Ik heb ook sinds een jaar weer een mooie website, maar heb er een broertje dood aan om die bij te houden. Deze heeft dan ook nog nooit iets voor mij opgeleverd. Jarenlang had ik geen website, want ik had ’m simpelweg niet nodig en ook toen had ik aan de lopende band werk. Nu heb ik wel weer een website, het aanbod van werk blijft hetzelfde, maar de website is voor mij nog niet van toegevoegde waarde gebleken. De opdrachten blijven komen via mijn netwerk. Een warm netwerk is in mijn beleving een stuk belangrijker en effectiever, hoewel ik wel denk dat het goed is dat men mij kan vinden op het internet. Mensen willen toch een beeld van je hebben als ze worden doorverwezen. Er wordt gegoogeld en als je dan niet vindbaar bent haken ze snel af, denk ik.


WAT ZIJN DE 3 ONLINE TOOLS WAAR JE ECHT NEVER-NOOIT-MEER-NIET ZONDER KAN EN WAAROM? 

Het zijn niet zozeer de tools, maar juist de hardware zoals mijn Macbook, iPhone, een fijne draadloze printer en een scanner, waar ik niet meer zonder kan en wil. Als ik dan toch een paar tools moet noemen dan denk ik aan een cloudservice zoals Dropbox of OneDrive, Todoist, Office 365, OneNote, Toggl, Textexpander en Smartsheet.


VIRTUAL ASSISTANTS ZIJN HOT. HOE ZIE JIJ DE VA OVER 5 TOT 10 JAAR? 

Ik heb werkelijk geen idee! Ik kijk ook nooit zo ver vooruit, maar probeer te leven in het hier en nu. Als ik naar mijn eigen ontwikkelingen kijk en de snelheid waarmee dat is gegaan, dan durf ik niet te zeggen hoe dit vak zich zal ontwikkelen in 5 tot 10 jaar vanaf nu. Sowieso gaan de ontwikkelingen in de wereld in het algemeen steeds sneller en sneller. Tja, hoe zie ik de VA over 5 tot 10 jaar? Ik zou het echt niet weten. Technisch is er steeds meer mogelijk. De ontwikkeling van de VA zal hand in hand gaan met de ontwikkelingen in de techniek, denk ik.


ALS LAATSTE, HEB JE EEN GOUDEN TIP VOOR ANDEREN DIE OOK ALS VA WILLEN STARTEN? 

Er zijn wel een paar dingen die ik een starter zou willen meegeven:

  • Laat je goed informeren over het voor jezelf werken in het algemeen, over het runnen van een onderneming.

  • Laat je niet wijsmaken dat je je passie moet vinden en dat het dan pas leuk zal worden. De meeste mensen vinden die passie niet en hebben het toch reuze naar hun zin.

  • Laat je ook niet wijsmaken dat alles gemakkelijker wordt als je voor jezelf gaat beginnen. Ondernemen is leuk, want jij bepaalt wat je voor werk doet, waar, wanneer en met wie. Maar je moet wel extra goed opletten en voor jezelf opkomen.

  • Heel belangrijk: zorg voor een goed netwerk! Zorg ervoor dat mensen je leren kennen en dat ze weten wat voor werk jij aflevert. Een mooie website is leuk, maar ook duur; een goed ingevuld LinkedInprofiel doet zeker zoveel voor je.

  • Doe alleen dat waar jij echt plezier aan hebt en waarvan jij weet dat je er goed in bent. Je hoeft niet één richting te kiezen (nee, echt niet!). Als er meer soorten werkzaamheden zijn, die jij leuk vindt om te doen en waarvan jij weet dat je er goed in bent, dan doe je dat. Dat is echt oké!

 

Wil je meer weten van Sylvia ? Volg haar dan online. Ga hier naar haar website of volg haar via haar Social Media kanalen: Twitter en LinkedIn.

 

ONDERNEMERSZAKEN EN ANDERE AVONTUREN RECHTSTREEKS IN JE INBOX? SCHRIJF JE HIER IN >

InterviewEmma Clark