5 excuses om niet te delegeren aan een virtueel assistent

 

Vind je het lastig om taken uit handen te geven? Dat schijnt een goed teken te zijn. Ik heb eens gelezen dat creatieve mensen, die boordevol ideeën en ambities zitten, een erg hoge standaard hebben en er daarom extra op gebrand zijn werkzaamheden heel stipt uit te voeren.

Te gek, dat is hartstikke waardevol. Ik ben een groot voorstander van het waarborgen van kwaliteit.

En juist daarom is het helemaal niet handig om alles in een bedrijf zelf te doen. Daar schreef ik eerder al over toen ik 8 redenen benoemde waarom elke zelfstandig professional zou moeten samenwerken met een virtueel assistent.

 
 
  Cartoon door Jon Dorn

  Cartoon door Jon Dorn

 
 

Het begrijpen van de voordelen van een samenwerking met een virtueel assistent is natuurlijk niet hetzelfde als werkzaamheden daadwerkelijk uit handen geven.

Omdat wij zelfstandig professionals ook gewoon mensen zijn, blijken er veel overeenkomstige excuses te bestaan die je continu aan het twijfelen brengen. Wel uitbesteden? Niet uitbesteden? Ja, maar......

Daarom haal ik hier 5 veelgehoorde excuses onderuit, die vaak worden gebruikt door zelfstandig professionals om werk niet te delen met een Virtueel Assistent.

 

1) 'IEMAND ANDERS DOET HET NIET ZOALS IK HET ZOU DOEN'

Waarschijnlijk is dit waar. Maar is dit erg?

Er zijn veel werkzaamheden, waarbij de uitkomst het belangrijkste is en niet de manier waarop dit resultaat wordt bereikt. Ja, misschien maakt een virtueel assistent een Excel sheet anders op dan jij dat zou doen, maar voor de beoogde uitkomst van het project maakt dit misschien helemaal geen verschil (en stel je voor dat je virtueel assistent het juist veel aantrekkelijker maakt dan jij? Dat kan natuurlijk ook).

Er zijn veel terugkerende werkzaamheden, waarbij het helemaal niets uitmaakt of je linksom of rechtsom gaat. Als je maar op hetzelfde punt uitkomt.

Dit excuus moet je dus echt loslaten. Ben je weleens nagegaan, voor welke van jouw werkzaamheden het eindresultaat belangrijker is dan de weg ernaar toe?

 

2) 'IK KAN HET ZELF BETER'

Gelukkig maar, want de verantwoordelijkheid voor het goed uitvoeren van werkzaamheden ligt nog steeds bij jou. JIJ bent de persoon die werkzaamheden delegeert en de manier waarop je dit doet, is bepalend voor het resultaat.

Ja, echt waar. Het is en blijft jouw idee, jouw taak of jouw project, alleen uitgevoerd door de handen van iemand anders.

Hoe goed werkzaamheden worden uitgevoerd, heeft grotendeels te maken met hoe goed je iets overdraagt (natuurlijk niet altijd, maar als je een goede virtueel assistent hebt, gaat dit meestal op).

Steek tijd in het vinden van de juiste persoon voor jouw behoeften. Als je die persoon gevonden hebt en jullie op elkaar ingespeeld zijn zal hij of zij je werkzaamheden precies zo uitvoeren zoals jij dat graag ziet.

 

3) 'WERK UITLEGGEN KOST VEEL TE VEEL TIJD'

Het overdragen van werkzaamheden aan iemand anders, terwijl je het ontzettend druk hebt, lijkt misschien gekkenwerk. De kans is groot dat het uitleggen ervan je veel meer tijd kost dan als je het zelf zou doen. Dat klopt. De eerste keer.

Maar als jouw virtueel assistent deze taken voor een tweede, derde en vierde keer doet heb jij er ineens geen omkijken meer naar. Met weinig tot geen uitleg gaat een virtueel assistent aan de slag met jouw werk en rondt dit af, zonder dat je er veel omkijken naar hebt.

Werk uitbesteden is juist enorm interessant als het om terugkerende activiteiten gaat. Heb je weleens uitgerekend hoeveel uren je deze maand kunt besparen door werk uit te besteden? Of hoeveel uren op jaarbasis?

 

4) 'ALLEEN IK WEET HOE HET MOET'

Als dit het geval is is de sleutel om je kennis zo goed mogelijk over te dragen én te vertrouwen op de expertise van anderen.

Als je werkzaamheden altijd zelf hebt gedaan, ben jij inderdaad de enige die weet hoe jij iets doet. Maar er bestaan enorm veel super getalenteerde mensen die minstens net zo veel – of misschien zelfs meer- kennis hebben van de zaken waar jij je mee bezig houdt. Dan hoef je iemand alleen jouw systeem van werken over te dragen.

Wees ook niet bang om je virtueel assistent nieuwe dingen te leren. Dat is helemaal niet erg en het kan zelfs heel handig zijn. Zo ben je er zeker van dat iets zoveel mogelijk op jouw manier gebeurt.

En in het begin is het raadzaam om langzaam te beginnen. Wen aan elkaar. Begin met het overdragen van kleine werkzaamheden en heb regelmatig contact met elkaar. Zo kun je alles stap voor stap controleren en je virtueel assistent erop wijzen als iets niet goed is gegaan. Door dit vanaf het begin goed aan te pakken, voorkom je rotzooi op de lange termijn.

Je zal zien dat je virtueel assistent binnen no time net zo goed is in de werkzaamheden als jij.

 

5) 'HET VOELT ONGEMAKKELIJK MIJN WERK DOOR IEMAND ANDERS TE LATEN DOEN'

Waarom? Omdat je vindt dat je alles zelf moet kunnen? Get over it, je kunt nou eenmaal niet alles.

Omdat je anderen niet wilt vertellen wat ze moeten doen? Jij betaalt een professional om zijn of haar expertise in te zetten voor de groei van jouw bedrijf. Dat heeft niets te maken met being a bossy bitch!

Omdat je stiekem niet zo georganiseerd bent en bang bent dat je professionele reputatie daarmee naar beneden wordt gehaald? Welnee, je gaat juist met iemand samenwerken, omdat je wel wat hulp kan gebruiken.

Wil je groeien? Begin met delegeren.

 

NO-BULLSHIT ADVIES, VIP DOWNLOADS EN BEHIND-THE-SCENE DETAILS RECHTSTREEKS IN JE INBOX, SAY YES?
Voor virtual assistants die klaar zijn met wat 'moet' en 'hoort' en verlangen naar meer vrijheid en avontuur, om de wereld te veroveren op je eigen manier.


BusinessThamara Zijlstra