Wat besteed ik in hemelsnaam uit aan een virtual assistant?

 

Elke zelfstandig professional die ik spreek, zegt weleens te dromen over het idee samen te werken met een virtual assistant. Als ik vraag waarom het bij dromen blijft, heeft ook vrijwel iedereen hetzelfde lijstje excuses paraat. Zoals:

 

"Mijn manier van werken leent zich er niet voor om werk door iemand anders te laten doen"

 

Herkenbaar? Ik snap heel goed waarom je dit denkt. Uit ervaring echter kan ik je ook vertellen dat dit 9 van de 10 keer gewoon he-le-maal niet klopt. De kans is zelfs groot dat jij één van die 9 mensen bent en dat is eigenlijk heel goed nieuws.

 

Ik laat je zien welke stappen je vandaag nog kan nemen om over 1 maand al je eerste werk over te dragen aan een virtual assistant.

 

Het zit namelijk zo: elke zelfstandig professional die iets serieus wil neerzetten, heeft bergen werk te verrichten. Dat is een feit.

Door de juiste werkzaamheden uit te besteden aan een virtual assistant kan je in een veel kortere tijd, dan dat je het alleen zou doen, o..a. meer mensen bereiken, producten ontwikkelen en dus geld verdienen. Dat is ook een feit.

 

"De reden dat zelfstandig professionals denken niets te kunnen uitbesteden? Ze zijn totaal niet georganiseerd." - Thamara Zijlstra

 

De meeste eenpitters werken super chaotisch. Dat is niet gek en misschien werkt het goed voor je. Misschien vind je de woorden 'structuur', 'systemen' en 'organisatie' wel een beetje eng en een ver-van-je-bed- show.

Het ding is, een beetje organisatie van je bedrijf betekent alleen maar dat je de dingen die je toch moet doen, in een korteretijdspanne kan doen. Of dus ruimte maakt om werk uit te besteden aan bijvoorbeeld een virtual assistant.

Je houdt dan meer tijd over om óf eindelijk eens te gaan chillen óf al die goede ideeën die je hebt uit te werken, producten te lanceren en geld binnen te hengelen.

Ik ben behoorlijk georganiseerd, maar ook ik plan niet elk uur van de dag volgens een strak systeem. I tried, het werkt voor geen meter voor me. Het punt is, dat je je tijd niet wilt verdoen aan werk dat je stom vindt, tijd vreet of je eigenlijk gewoon niet zo snapt. Je wilt je bedrijf uitbouwen, iets groots en fantastisch neerzetten en daar geld mee verdienen.

Het is tijd om samen te gaan werken met een virtual assistant and you know it.

Zo doe je dat:

 

1. Weet wat je doet - Als je druk bent en een chaotische en reactieve manier van werken hebt, dan ben je je er vaak niet zo van bewust wat je überhaupt allemaal doet in een week. Daarom, houd de komende 2 weken eens gedetailleerd bij wat je allemaal doet op een dag. Elke dag. Dat kan in een Excel-sheet, Google Drive of gewoon op een post-it per dag. Begin vandaag.

2. Weet welk werk het meest tijdrovend is - Waarschijnlijk zie je na 2 weken in één oogopslag waar je het meeste tijd aan kwijt bent. Is dat productontwikkeling? Klantopdrachten? Social media? Maak een lijstje met bovenaan het meest tijdrovende werk en onderaan het minste.

3. Wat doe je graag en wat niet? - Maak een paar minuten tijd vrij, pak een A4'tje en een pen, potlood of stift. Verdeel je papier in vieren en vul per vak in wat je leuk vindt, wat je niet leuk vindt, waar je goed in bent en waarin niet.

4. Wat moet je écht zelf doen? - Sommige dingen kun en wil je absoluut zelf doen, zoals productontwikkeling, content creatie en klantcontact misschien. Dat is wat je het leukste vindt en waar je goed in bent. Bepaal wat dit is voor jou. Bepaal vervolgens voor welke werkzaamheden jij niet per se zelf nodig bent (wees eerlijk!).

5. Wat kan een virtual assistant voor je doen? - Leg je antwoorden van punt 2,3 en 4 naast elkaar en bepaal welk werk je prima door iemand anders kunt en wilt laten doen.

6. Bepaal je budget - Niet onbelangrijk. Begin eens met het invullen van de volgende zin:
 

'Als ik ... uitbesteed, dan heb ik ... uur per week extra om ...'

Bijvoorbeeld: 'als ik het opmaken en inplannen van mijn blogs uitbesteed, dan heb ik 2 uur per week extra om eindelijk mijn e-book te schrijven.'
 

Bereken je eigen uurprijs en leg dit naast je maandelijkse inkomsten. Wat heb je maandelijks te besteden? Wat levert het op als jij bepaald werk niet zelf hoeft te doen?

7. Vind de juiste virtual assistant - niet elke virtual assistant kan of wil alles doen wat jij nodig hebt. Daarnaast is het heel belangrijk dat het persoonlijk goed klikt. Vraag eens rond in je omgeving of vraag een paar verschillende kennismakingsgesprekken aan, zo weet je snel met wie het klikt en met wie niet.

8. Ontwikkel een workflow - dit is heel belangrijk. Een workflow zorgt ervoor dat een virtual assistant precies weet wat er moet gebeuren en hoe, de kans op fouten is aanzienlijk kleiner en het is voor jou stukken makkelijker om na te gaan of alles goed gaat. En als je het lastig vindt om een workflow op te zetten, dan is het een goede en leuke eerste samenwerkingsopdracht. Je virtual assistant helpt je graag en zo leren jullie elkaar een beetje kennen. Daarna is samenwerken een eitje.

9. Sit back and relax óf get ready to kick some ass!

 

Neem je tijd om dit proces voor jezelf uit te werken, maar begin vandaag nog met stap 1. Over een maand kan je eerste samenwerking met een vitual assistant al van start gaan en ben je dus klaar om je bedrijf naar een grotere hoogte te trekken.

 

NO-BULLSHIT ADVIES, VIP DOWNLOADS EN BEHIND-THE-SCENE DETAILS RECHTSTREEKS IN JE INBOX, SAY YES?
Voor virtual assistants die klaar zijn met wat 'moet' en 'hoort' en verlangen naar meer vrijheid en avontuur, om de wereld te veroveren op je eigen manier.


BusinessThamara Zijlstra