Snelle hulp op afstand

Door: Dikla Zeidler

AMSTERDAM – Zelfstandige ondernemers doen meestal alles zelf: administratie bijhouden, zichzelf profileren op het internet door middel van een website en sociale mediakanalen die constant geüpdate moeten worden, nieuwe tools uitproberen en dan moet er ook nog geld verdiend worden. De meeste zzp’ers, zo heeft het CBS berekend, zijn slechts 29 uur per week bezig met hun ’kernactiviteiten’. De virtuele assistent kan hierbij een uitkomst bieden.

Als ze heel eerlijk is, moet Thamara Zijlstra toegeven dat ze tot een jaar geleden ook geen idee had wat een virtueel assistent is. Nu werkt zij zelf als VA, zoals ze het liefkozend noemt.

Onder de naam Blueberry Dynamic assisteert ze ondernemers bij het opbouwen van hun droombedrijf. „Ik heb jarenlange ervaring met organisatie en administratie. Toen ik gevraagd werd door een ondernemer om haar virtueel assistent te worden, begreep ik wat een toegevoegde waarde dat kan zijn.

Veel zelfstandige ondernemers zitten in een vicieuze cirkel: elke dag begint met een enorme to-do-lijst en daardoor blijft er veel te weinig tijd over voor datgene waarvoor je in de eerste plaats bent gaan ondernemen. Ik kan als virtueel assistent heel praktisch (een deel van) je administratie overnemen, of simpele vertaalklussen doen, maar mijn specialiteit is het opzetten van efficiente werksystemen”, legt Zijlstra uit.

Petra Fehring van de Academie voor Virtueel Assistenten legt uit dat het virtuele aspect de samenwerking tussen een assistent en een ondernemer simpelweg makkelijker maakt. „Zo kan de assistent het werk doen in haar (het zijn in de praktijk meestal vrouwen) eigen tijd, zonder bijkomende reiskosten.

Een virtueel assistent werkt voor meerdere opdrachtgevers tegelijkertijd en dat kan prima gecombineerd worden als ze niet constant op kantoor hoeft te verschijnen. Wel is het zo dat ik niet geloof in 100% virtueel. Je moet een relatie opbouwen en daarvoor is het goed om elkaar regelmatig live te zien.”

Fehring is Online Business Manager en onder de naam Acern ondersteunt ze ondernemers bij het verder ontplooien van hun bedrijf. Tijdens gesprekken merkte ze dat er een grote behoefte was aan assistenten. „Ik wilde ondernemers in contact brengen met virtuele assistenten waarvan ik zeker wist dat ze een bepaalde professionaliteit hadden. Daarom startte ik met de Academie voor Virtueel Assistenten.”

Een jaar later zijn er 14 virtueel assistenten opgeleid door Fehring en in september start de volgende groep, veelal voormalige secretaresses. „Het grote verschil met een secretaresse is dat een virtueel assistent zelf ook ondernemer is. Het is belangrijk dat zij begrijpt hoe je een bedrijf stroomlijnt en laat groeien. Ik heb aan veel ondernemers gevraagd waar ze nou echt behoefte aan hebben. Het antwoord dat steeds terugkwam was: ik wil iemand die meedenkt en het snapt."

Een trend durven de dames het virtueel assistentschap nog niet te noemen, maar ze zijn er wel van overtuigd dat dit de toekomst is. „Sommigen wantrouwen het virtuele (samen) werken nog”, vertelt Zijlstra. „Daarnaast kost het nu eenmaal tijd om werkzaamheden over te dragen aan iemand die je bedrijf niet kent, dat is een investering. Maar je krijgt er veel voor terug. Ik krijg louter enthousiaste reacties.”